Кінцева дата оцифрування паперових трудових книжок може перестати бути обов’язковою. У парламенті зареєстрували законопроєкт, який пропонує прив’язати строки переходу до тривалості воєнного стану та кількох років після нього.
Поки ж чинні норми залишаються незмінними. І саме на них орієнтують і працівників, і роботодавців.
Коли спливає чинний дедлайн електронних трудових
Перехід до електронних трудових книжок в Україні розпочався у 2021 році. Закон передбачив п’ятирічний перехідний період, протягом якого дані з паперових документів мають бути внесені до електронного реєстру.
Формально крайня дата залишається чіткою – 10 червня 2026 року. Саме до цього моменту відомості про трудову діяльність потрібно передати до Пенсійного фонду.
Зробити це можна двома способами:
- шляхом завантаження сканкопій паперової трудової книжки;
- через повне оцифрування всіх записів із внесенням їх до електронної системи.
Механізм уже працює. Але темпи залишаються нерівномірними.
Чому у парламенті заговорили про зміну строків
Питання продовження перехідного періоду виникло не спонтанно. У професійному середовищі давно звертають увагу на те, що процес оцифрування просувається повільніше, ніж очікувалося.
Пенсійний фонд регулярно нагадує роботодавцям про необхідність передавати дані та інформує про відсоток уже переведених у цифровий формат трудових книжок. Ці показники, за оцінками фахівців, залишаються далекими від оптимальних.
На цьому тлі наприкінці листопада 2025 року у Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №14257. Документ пропонує продовжити строк оцифрування:
- на весь період дії воєнного стану;
- ще на три роки після його завершення.
У разі ухвалення такої моделі фіксована дата фактично зникне, а перехід до електронних трудових стане відкритим у часі.
Хто має подавати дані до Пенсійного фонду
Ще один важливий момент часто викликає плутанину. Чинне законодавство не покладає прямого обов’язку з оцифрування трудових книжок виключно на роботодавця.
Роботодавець є лише одним із можливих суб’єктів подання інформації. Передати відомості до Пенсійного фонду можуть також самі застраховані особи. Такий самий підхід закладений і в новому законопроєкті.
До ухвалення змін і працівникам, і роботодавцям радять орієнтуватися на чинний дедлайн – 10 червня 2026 року. За можливості роботодавці можуть допомагати зі скануванням документів і перевіркою записів, але це не потребує окремих наказів, заяв або додаткових позначок у паперовій трудовій.
Правила поки не змінилися. Але дискусія вже запущена.
